Verksamhetens behov är utgångspunkten för allt ni gör på jobbet. Därför ska utvecklingssamtalen utgå från vad dina medarbetare behöver för att kunna bidra till verksamheten på ett så bra sätt som möjligt. Utvecklingssamtalet hjälper er att lyfta blicken från vardagen och fokusera framåt.
Du kan göra de individuella samtalen så effektiva och fokuserade som möjligt, genom att hålla ett förberedande samtal med hela gruppen. Då skapar ni en gemensam bild av verksamheten och vart ni är på väg. Vi återkommer till det längre ned på sidan. Både du och din medarbetare behöver förbereda er inför samtalet, även om det är ditt ansvar att leda det.
Om din organisation har en färdig mall för utvecklingssamtal, utgå från den när du förbereder samtalets struktur. Fundera sedan på hur du ska genomföra samtalet så att det passar just dig och din medarbetare. Inled samtalet med en fråga som sätter tonen och gör att medarbetaren slappnar av.
Börja med att prata om medarbetarens arbetsuppgifter och dokumentation av medarbetarsamtal. Prata om hur det går, vad som är roligt och stimulerande, vilka utmaningar som finns och om något är otydligt. Fråga hur medarbetaren trivs och om arbetsbelastningen är på rätt nivå.
Stäm av om medarbetaren har rätt förutsättningar för att göra ett bra jobb. Finns det något du som chef kan göra för att skapa bättre förutsättningar? Låt medarbetaren beskriva sina prestationer, styrkor, utvecklingsområden och vad som varit svårt och roligt.
Ge din bild av medarbetarens prestationer och bidrag till verksamheten, både vad hen har gjort och hur hen har gjort det. Dela din syn på styrkor och utvecklingsområden. Utgå från organisationens lönekriterier, så ni lägger fokus på de beteenden som är relevanta för verksamheten.
Berätta hur verksamhetens mål och kommande utmaningar kommer att påverka gruppen och medarbetaren. Fråga om medarbetaren ser några förbättringsmöjligheter i det dagliga arbetet, till exempel om förändringar krävs för att ni ska nå de uppsatta målen.
Ha en dialog kring vad medarbetaren vill, vad verksamheten behöver och vad du som chef tycker. Fråga vilken kompetens medarbetaren eventuellt saknar för att klara av sitt fortsatta uppdrag. Prata om vilka lösningar som kan finnas för att utveckla kompetensen.
Förutom utbildning kan det till exempel handla om förändringar i arbetsuppgifter eller arbetsgrupp, att delta i ett projekt, ha en mentor eller att gå bredvid en kollega.